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Beschaffung & Bestellgenehmigung

In Prüfung v1 P-FIN-02
Einkauf & Finanzen Owner: JP Jonas Petersen Approver: Iris Vogt Geändert 22.05.2026 19:44
#Finanzen#Compliance
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Zweck & Scope

Zweck

Geordnete und revisionssichere Bestellung von Waren und Dienstleistungen unter Einhaltung der Unterschriftenrichtlinie.

Geltungsbereich

Alle Bestellungen ≥ 500 € sowie alle wiederkehrenden Verträge.

Auslöser

Bedarfsmeldung in der internen Beschaffungs-App.

Inputs · Outputs · KPIs

Inputs

Bedarfsmeldung, Kostenstelle, Budget-Plan

Outputs

Bestellbestätigung, Rechnungsfreigabe, Lieferung erfasst

KPIs

Durchlaufzeit ≤ 5 Werktage · 100 % Vier-Augen-Prinzip · 0 verspätete Zahlungen

Beteiligte Rollen

  • Einkauf
  • Produktverantwortlicher
  • Geschäftsführung
  • Personalabteilung
  • IT-Betrieb
  1. 1

    Start

    Start

    Mitarbeiter erfasst Bedarf in Beschaffungs-App.

  2. 2

    Bedarf prüfen

    Aktivität Einkauf ⏱ 30 Min.

    Plausibilität, Budget, Lieferantenstamm prüfen.

    • R Einkauf
    • C Produktverantwortlicher
  3. 3

    Schwellwert?

    Entscheidung Einkauf

    ≥ 5.000 € → Geschäftsführung. ≥ 50.000 € → Beirat.

  4. 4

    Geschäftsführung freigeben

    Aktivität Geschäftsführung ⏱ 20 Min.

    Freigabe ab 5.000 €, dokumentiert in DocuSign.

    Systeme: DocuSign

    • A Geschäftsführung
    • R Einkauf
  5. 5

    Bestellung auslösen

    Aktivität Einkauf ⏱ 15 Min.

    PO im ERP anlegen, an Lieferanten senden, Bestellnummer kommunizieren.

    Systeme: SAP MM, E-Mail

    • R Einkauf
    • I Personalabteilung
  6. 6

    Wareneingang erfassen

    Aktivität IT-Betrieb ⏱ 20 Min.

    Inventarisierung im Asset Management. Bei IT-Hardware: Konfigurationsbaseline.

    Systeme: Asset DB

  7. 7

    Rechnung prüfen & freigeben

    Aktivität Einkauf ⏱ 25 Min.

    Drei-Wege-Match: Bestellung – Lieferschein – Rechnung.

    Systeme: SAP FI

    • R Einkauf
    • A Geschäftsführung
  8. 8

    Ende

    Ende

    Bestellung abgeschlossen und archiviert.

+ Schritt hinzufügen

RACI-Matrix

Verantwortlichkeiten je Schritt und Rolle. R = Ausführend · A = Verantwortlich · C = Befragt · I = Informiert

# Schritt Einkauf Produktverantwortlicher Geschäftsführung Personalabteilung IT-Betrieb
1 Start
2 Bedarf prüfen RR C
3 Schwellwert? R
4 Geschäftsführung freigeben R RA
5 Bestellung auslösen RR I
6 Wareneingang erfassen R
7 Rechnung prüfen & freigeben RR A
8 Ende

RACI je Schritt pflegen

1. Start

Keine RACI-Zuweisungen.

2. Bedarf prüfen

  • R Einkauf Responsible (Ausführend)
  • C Produktverantwortlicher Consulted (Befragt)

3. Schwellwert?

Keine RACI-Zuweisungen.

4. Geschäftsführung freigeben

  • A Geschäftsführung Accountable (Verantwortlich)
  • R Einkauf Responsible (Ausführend)

5. Bestellung auslösen

  • R Einkauf Responsible (Ausführend)
  • I Personalabteilung Informed (Informiert)

6. Wareneingang erfassen

Keine RACI-Zuweisungen.

7. Rechnung prüfen & freigeben

  • R Einkauf Responsible (Ausführend)
  • A Geschäftsführung Accountable (Verantwortlich)

8. Ende

Keine RACI-Zuweisungen.

Risiken & Kontrollen

RisikoSchwereKontrolleVerantwortlich
Umgehen des Vier-Augen-Prinzips Hoch Workflow-Engine erzwingt Freigeber abhängig vom Betrag. Iris Vogt
Doppelte Bestellungen Mittel Duplikatsprüfung bei Erfassung. Jonas Petersen

+ Risiko erfassen

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